Obligaciones legales de una empresa en España según su número de trabajadores
Con un solo trabajador, una empresa ya debe tener seis cosas en regla además de la prevención. Con 50, cinco más. Aquí tienes la lista completa, con la norma que lo exige y la multa de cada una.
Resumen en una frase
Toda empresa con al menos un trabajador debe tener prevención de riesgos laborales, protección de datos, registro diario de jornada, registro retributivo, protocolo frente al acoso y política de desconexión digital; desde 50 trabajadores, además, plan de igualdad, canal de denuncias y cuota de reserva del 2 %, y con más de 50, medidas y protocolo LGTBI.
Tabla por número de trabajadores
| Obligación | ¿Desde cuándo? | Norma | Multa si falta | Revisión |
|---|---|---|---|---|
| Prevención de riesgos laborales | Desde 1 trabajador | Ley 31/1995 (LPRL) y RD 39/1997 | Grave: de 2.451 a 49.180 € (art. 40.2 LISOS) | Continua |
| Protección de datos | Todas (también autónomos) | RGPD y LO 3/2018 (LOPDGDD) | Hasta 10 M€ / 2 % o 20 M€ / 4 % (art. 83 RGPD) | Revisión anual |
| Registro diario de jornada | Desde 1 trabajador | Art. 34.9 ET | Grave: de 751 a 7.500 € (art. 7.5 LISOS) | Diario; se guarda 4 años |
| Registro retributivo | Desde 1 trabajador | Art. 28.2 ET y RD 902/2020 | Grave: de 751 a 7.500 € (art. 7.13 LISOS) | Anual |
| Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo | Desde 1 trabajador | Art. 48 LO 3/2007 y art. 12 LO 10/2022 | Grave: de 751 a 7.500 € (art. 7.13 LISOS) | Revisión anual |
| Política de desconexión digital | Desde 1 trabajador | Art. 88 LOPDGDD y art. 20 bis ET | Grave, orientativo: de 751 a 7.500 € (art. 7.10 LISOS) | Revisión anual |
| Plan de igualdad (con auditoría retributiva) | 50 o más trabajadores | Art. 45 LO 3/2007 y RD 901/2020 | Grave: de 751 a 7.500 € y prohibición de contratar con el sector público | Vigencia máxima 4 años |
| Canal de denuncias (sistema interno de información) | 50 o más trabajadores | Ley 2/2023 | Muy grave: de 600.001 a 1.000.000 € (sociedades) | Continua |
| Justificación de la brecha salarial del 25 % | 50 o más trabajadores | Art. 28.3 ET | Grave: de 751 a 7.500 € | Con el registro retributivo |
| Cuota de reserva del 2 % para personas con discapacidad | 50 o más trabajadores | Art. 42 RDL 1/2013 | Infracción en materia de empleo (LISOS) | Continua |
| Medidas y protocolo LGTBI | Más de 50 trabajadores | Art. 15 Ley 4/2023 y RD 1026/2024 | Requerimiento y sanción de la Inspección; muy grave si hay acoso | Negociado con la representación |
Obligaciones según el sector o la actividad
| Obligación | ¿A quién? | Norma | Multa si falta |
|---|---|---|---|
| Sistema de autocontrol (APPCC) | Negocios con alimentos | Art. 5 Reglamento 852/2004 y RD 1021/2022 | Grave: de 5.001 a 20.000 € (Ley 17/2011) |
| Información de los 14 alérgenos | Hostelería y comercio de alimentación | Reglamento 1169/2011 y RD 126/2015 | Hasta 20.000 € (Ley 17/2011) |
| Coordinación de actividades empresariales | Empresas con contratas o en centros de otros | Art. 24 LPRL y RD 171/2004 | Grave: de 2.451 a 49.180 € |
| Protección del menor (protocolos y delegado) | Entidades con actividades habituales con menores | LO 8/2021 (LOPIVI) | Según normativa autonómica y sectorial |
| Medidas frente al calor | Trabajo al aire libre | Anexo IV RD 486/1997 (RDL 4/2023) | Grave: de 2.451 a 49.180 € |
| Delegado de protección de datos | Centros docentes, sanitarios, aseguradoras y otros del art. 34 LOPDGDD | Art. 37 RGPD y art. 34 LOPDGDD | Hasta 10 M€ / 2 % (art. 83.4 RGPD) |
Cómo leer esta tabla
- Las multas laborales son las del art. 40.1 de la LISOS (leves de 70 a 750 €, graves de 751 a 7.500 € y muy graves de 7.501 a 225.018 €); las de prevención, las del art. 40.2. Cada incumplimiento es una infracción distinta.
- No hace falta una inspección para estar obligado: las obligaciones existen desde que se cumple el umbral. La Inspección de Trabajo suele empezar con un requerimiento, pero puede sancionar directamente.
- El umbral de 50 se cuenta en toda la empresa (no por centro) y con todos los contratos; para el plan de igualdad, con las reglas del art. 3 del RD 901/2020.
- La protección de datos no depende del tamaño: la exención del registro de actividades para empresas de menos de 250 trabajadores (art. 30.5 RGPD) casi nunca se aplica, porque las nóminas o la ficha de clientes son tratamientos habituales.
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Revisado el 25 de octubre de 2026 con los textos consolidados del BOE. Información general, no asesoramiento jurídico.
Preguntas frecuentes
¿Qué obligaciones legales tiene una empresa con un trabajador?
Prevención de riesgos laborales, protección de datos, registro diario de jornada, registro retributivo, protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo y política de desconexión digital, además de las propias de su sector (por ejemplo, APPCC y alérgenos en hostelería).
¿Qué cambia al llegar a 50 trabajadores?
Se suman el plan de igualdad con su auditoría retributiva, el canal de denuncias (Ley 2/2023), la justificación de la brecha salarial del 25 % en el registro retributivo y la cuota de reserva del 2 % para personas con discapacidad. Con más de 50, también las medidas y el protocolo LGTBI.
¿Cómo se cuentan los 50 trabajadores?
Para el plan de igualdad se cuenta la plantilla total de la empresa, con todos los tipos de contrato; los temporales de los seis meses anteriores también cuentan y cada 100 días trabajados suman una persona (art. 3 RD 901/2020).
¿Un autónomo sin trabajadores tiene obligaciones de este tipo?
Sí, la protección de datos (clientes y proveedores) y, según la actividad, la higiene alimentaria o la coordinación de actividades si trabaja en centros de otras empresas.